Home-Office, Remote Work und flexibles Arbeiten – spätestens seit der Corona-Pandemie gängige Begriffe in unserem Arbeitsleben. Dabei war das Home-Office in vielen Branchen bereits vor Corona üblich und bietet nicht nur in Ausnahme-Situationen zahlreiche Vorteile.
Hektisches Treiben, Zwischenfragen von Kollegen und ständig klingelt das Telefon – im Büro finden wir oft nicht die nötige Ruhe, um Dinge konzentriert abzuarbeiten. Immer mehr Arbeitnehmer wissen daher die Vorteile im Home-Office zu schätzen. Auch wenn Zuhause die Verlockung groß ist, sich von Haushalt, Familie oder der Couch ablenken zu lassen, so belegen zahlreiche Studien, dass Mitarbeiter im Home-Office mehr schaffen als im Büro. In einer Umfrage von Statista geben 42 % der Befragten an, zuhause produktiver zu arbeiten. Und 41 % von ihnen möchten auch nach der Corona-Pandemie mehr von zu Hause arbeiten.
Mitarbeiterzufriedenheit und WIR-Gefühl
Home-Office steigert also die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die Arbeitgeber stellt es jedoch vor einige Herausforderungen. Durch den fehlenden persönlichen Kontakt fällt es vielen Führungskräften schwer, den Draht zu ihrem Team zu behalten und die Motivation eines jeden einzelnen zu stärken.
Mit ein paar einfachen Regeln gelingt es dir jedoch das WIR-Gefühl in deinem Team zu stärken und auch auf die Distanz hin zu Bestleistungen zu motivieren.
Technische & rechtliche Voraussetzungen
Bevor du dein Team ins Home-Office schicken kannst, müssen natürlich die Voraussetzungen dafür stimmen. Erwarte nicht, dass deine Mitarbeiter ihre privaten PC’s für die Arbeit nutzen, sondern statte sie mit allen notwendigen Geräten aus. Auch Arbeitsschutz und Datenschutz müssen im Home-Office gewährleistet sein.
Darüber hinaus musst du sicherstellen, dass deine Mitarbeiter Zugriff auf alle nötigen Dokumente und Laufwerke erhalten. Nichts ist frustrierender, als in einem Projekt nicht weiterarbeiten zu können, weil man von daheim nicht aufs Firmennetzwerk kommt. In vielen Unternehmen bedeutet dies zunächst neue Investitionen in eine moderne IT-Infrastruktur. Durch den kontrollierten Zugriff auf interne Laufwerke vermeidest du aber das Hin- und Herschicken von Dateien oder das Abspeichern interner Informationen auf externen Medien wie USB-Sticks.
Vertrauen ist das A und O
Du hast Angst, die Kontrolle über deine Schäfchen zu verlieren, wenn sie nicht im Büro sind? Diesen Gedanken solltest du schnellstmöglich verwerfen. Damit Home-Office im Team funktioniert, musst du deinen Mitarbeitern absolut vertrauen können.
Sofern die Aufgaben pünktlich erledigt und die vorgegebenen Ziele erreicht werden, sollte es dich nicht kümmern, wie lange deine Mitarbeiter am Rechner sitzen oder ob sie ihre Mittagspause etwas ausgedehnter gestalten als im Büro.
Achte jedoch darauf, das Pensum der Projekte nicht überzustrapazieren, auch wenn du merkst, dass manche Aufgaben im Home-Office schneller erledigt werden. Das bremst die Motivation wiederum aus.
Persönliche Anerkennung
Viele Arbeitnehmer beklagen, dass ihnen die Anerkennung für geleistete Arbeit im Home-Office fehlt. Durch die eingeschränkte persönliche Kommunikation kommen solche Dinge schnell mal zu kurz. Telefonate und Video-Meetings werden nur noch genutzt, um anstehende Projekte zu besprechen und Aufgaben zu verteilen.
Nimm dir also ausreichend Zeit für Lob und Anerkennung – gerne auch in der großen Runde. Deine Mitarbeiter werden es dir danken.
Reibungsloser Ablauf
Klar, Corona stellt in vielerlei Hinsicht eine Ausnahmesituation dar. Wer aber auch nach der Pandemie Home-Office als Alternative anbieten möchte, sollte ein paar Regeln im Team aufstellen.
Um sicherzustellen, dass nicht alle auf einmal zuhause bleiben möchten oder immer dieselben Personen vom Home-Office Gebrauch machen, musst du klarstellen wie oft deine Mitarbeiter von zuhause arbeiten dürfen, wie viele Personen im Büro anwesend sein müssen, um die täglichen Abläufe sicherzustellen und wie weit im Voraus das Home-Office angekündigt werden muss. Sonst kann es leicht passieren, dass du an heißen Sommertagen allein im Büro stehst, weil deine Mitarbeiter lieber am See oder in der kühlen Wohnung arbeiten.
Auch die Abstimmung mit dir und den Kollegen muss zu jeder Zeit gewährleistet sein. Sorge also dafür, dass bei Meetings und Teamgesprächen alle Beteiligten anwesend sind und sich Mitarbeiter aus dem Home-Office telefonisch oder via Video-Call dazuschalten können. So stellst du den Informationsfluss sicher und deine Mitarbeiter bleiben stets auf dem Laufenden.
Für strukturierte Abläufe können beispielswiese morgendliche Meetings mit dem ganzen Team sorgen. In wenigen Minuten bringst du so alle auf den neuesten Stand, schaffst Prioritäten und holst deine Mitarbeiter persönlich ab. Für größere Abstimmungen sollten feste Calls vereinbart werden, die für alle Beteiligten verbindlich sind. Motiviere dein Team außerdem dazu, bei Fragen oder Unklarheiten nicht zu warten, bis die Kollegen wieder im Büro sind, sondern zum Telefon zu greifen und sie zuhause anzurufen.
Gemeinsame Rituale schaffen
Der kurze Smalltalk in der Kaffeeküche, ein Plausch beim gemeinsamen Mittagessen oder ein kurzes Brainstorming bei einer Zigarette vor der Tür – arbeiten deine Mitarbeiter von zuhause, gibt es diese zufälligen Begegnungen nicht. Doch gerade diese ungeplanten Gespräche bringen oft die nötige Dynamik in dein Team und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Auch neue Mitarbeiter haben es im Home-Office unglaublich schwer anzukommen und ihre neuen Kollegen kennenzulernen.
Schaffe hierfür gemeinsame Erlebnisse abseits der täglichen Aufgaben. Eine gemeinsame virtuelle Mittagspause lässt sich genauso gut einrichten, wie das virtuelle Feierabendbier. Mittlerweile bieten zahlreiche Plattformen verschiedene virtuelle Teamevents an, die deinen Leuten – je nach Budget – verschiedene Pakete zusammenstellen. Dies reicht von der Wein-Tasting-Box über vorgekochte Menüs bis hin zu Online Escape Games.
Aber auch virtuelle Kaffeepausen, die regelmäßig stattfinden, bringen die nötige zwischenmenschliche Routine in dein Team.
Verständnis zeigen
Gerade in Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie erleben viele Mitarbeiter eine zusätzliche psychische Belastung. Neben der Sorge um den Arbeitsplatz kommen oft Existenzängste, die Doppelbelastung von Job und Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen sowie der fehlende physische Kontakt zu Freunden und Kollegen. Das bringt viele an ihre Belastungsgrenzen.
Als Arbeitgeber oder Führungskraft musst du Verständnis für individuelle Schwierigkeiten zeigen. Dies wünschen sich auch 92 % der Arbeitnehmer. Teamleader sollten sich dann auf Lösungen fokussieren und ihren Mitarbeitern Alternativen bieten, die für alle tragbar sind.
Fazit
Flexible Arbeitszeiten und Home-Office zählen zu den gefragtesten Benefits am Arbeitsplatz. Das wird sich auch nach der Corona-Pandemie nicht ändern. Im Gegenteil, der Fachkräftemangel nimmt zu und Unternehmen müssen noch stärker um gute Mitarbeiter buhlen.
Eine Umfrage in den USA ergab, dass 29 % Prozent der Befragten auch nach der Pandemie am liebsten 5 Tage in der Woche remote arbeiten möchten. Und auch in Deutschland ist das Verhältnis ähnlich.
Die notwendigen Strukturen dafür haben die meisten Unternehmen während der Corona-Krise zwangsläufig geschaffen, warum solltest du diese also nicht auch weiterhin nutzen und von den Vorteilen dieser Flexibilität profitieren? Wenn du ein paar Regeln dabei beachtest, kannst du deinen Mitarbeitern einen wichtigen Benefit bieten und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern.
