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Scannen statt drucken – die Vorteile der digitalen Buchhaltung

In immer mehr Büros heißt es "scannen statt drucken": die digitale Buchhaltung ist auf dem Vormarsch und bietet jede Menge Vorteile.
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Scannen statt drucken – die Vorteile der digitalen Buchhaltung

In immer mehr Büros heißt es "scannen statt drucken": die digitale Buchhaltung ist auf dem Vormarsch und bietet jede Menge Vorteile.

Ohne die Buchhaltung läuft in einem Unternehmen nichts. Doch auch wenn sie noch so wichtig ist, so ist sie bei weitem nicht jedermanns Lieblingsaufgabe. Vor allem die manuelle Rechnungsabwicklung erfordert viel Zeit und Aufwand. Belege müssen erfasst, sortiert und abgeheftet werden. Der Pendelordner wird zwischen Steuerberater und Unternehmen hin- und hergereicht. Und genau dann, wenn man eine Rechnung dringend braucht, ist sie natürlich nicht greifbar.

Wie gut, dass es die Digitalisierung gibt – denn sie hat auch in den Finanzabteilungen der Republik Einzug gefunden. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung liegen dabei klar auf der Hand: Eingang, Verwaltung, Weitergabe und Austausch von Dokumentenunterlagen erfolgen auf elektronischem Weg und sparen Personal, Zeit und Kosten. Die Unternehmen, aber auch die Steuerberater arbeiten deutlich effizienter.

Ein weiterer Pluspunkt: Dokumente sind jederzeit verfügbar und können von überall abgerufen werden. Langes Suchen nach älteren Rechnungen gehört damit auch der Vergangenheit an, denn die meisten Systeme verfügen über eine Suchfunktion, die das Archiv nach Datum, Kunde oder Schlagwort sortiert.

Auch Lohnabrechnungen und Personalakten können digitalisiert werden und die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen erleichtern.

Wie funktioniert die digitale Buchhaltung?

Während bisher sämtliche Dokumente manuell erfasst und in einem Ordner abgeheftet wurden, werden sie in der digitalen Buchhaltung elektronisch festgehalten und im digitalen Archiv für jedermann jederzeit zugänglich abgelegt. Lediglich Rechnungen, die in Papierform eingehen, müssen digitalisiert und anschließend ordnungsgemäß vernichtet werden.

In der Fachsprache wird dieser Vorgang ersetzendes Scannen genannt. Wichtig ist dabei, auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation und Archivierung zu achten. Diese wird in der so genannten GoDB (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form) geregelt. Einfach gesagt, bedeutet dies, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung aus dem analogen Rechnungswesen eben auch für die digitale Buchhaltung gelten.

Welche Grundsätze sind das?

Zum einen geht es um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Archivierung. Zum anderen aber auch um den Anspruch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Dokumente. Vor allem bei digitalisierten Belegen muss die Möglichkeit zu jederzeit gegeben sein, diese in Papierform zurückzuführen. Darüber hinaus müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren eingehalten werden.

Auch aus juristischer Sicht sind digitale Dokumente hinsichtlich der Beweis- und Rechtskraft den Schriftstücken in Papierform gleichgestellt.

Vorteile digitaler Buchhaltung

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Der wohl wichtigste Vorteil der digitalen Buchhaltung ist der problemlose Zugriff auf alte und neue Belege zu jeder Zeit und von überall. Das vereinfacht auch die gezielte Suche nach bestimmten Unterlagen. Je nach Software können die Belege außerdem mit Kommentaren und den dazugehörigen Buchungssätzen verknüpft werden.

Als Unternehmer hat man somit zusätzlich die permanente Kontrolle über den Zahlungsverkehr. Durch die stetige Überwachung des Unternehmensbudgets ergibt sich außerdem ein besseres Liquiditätsmanagement. Digitale Archive erleichtern zudem das Erstellen von Statistiken und Auswertungen.

Über manche Softwareanbieter können sogar Kundendaten angelegt und mit dem Bankkonto verknüpft werden. So können Rechnungen direkt dem Kunden zugeordnet und sogar zur Zahlung angewiesen werden.

Auch der finanzielle Vorteil ist nicht von der Hand zu weisen. Durch die vereinfachten Prozesse lassen sich Personalkosten einsparen bzw. die Mitarbeiter effizienter einsetzen. Daneben spart man sich eine Menge Material (Papier, Ordner, Toner, Drucker) und benötigt deutlich weniger Lagerfläche für all die Buchhaltungsordner.

Und die Nachteile? Die gibt es kaum. Viel mehr stehen Unternehmer bei der Einführung der digitalen Buchhaltung vor der Herausforderung, eingefahrene Prozesse und alte Denkweisen der Mitarbeiter aufzubrechen. Selbstverständlich entstehen am Anfang Kosten, beispielsweise für die Hard- und Software oder für die Schulung der Mitarbeiter und die Sicherheitsanforderungen. Diese dürften sich aber schnell amortisieren.

Die richtige Software ist entscheidend

Das Wichtigste für die Einführung der digitalen Buchhaltung ist die Wahl der richtigen Software. Der Markt für Buchhaltungssoftware ist sehr vielfältig und deckt so gut wie alle Bedürfnisse ab. Die bekanntesten sind vermutlich die Programme von DATEV, sevDesk oder auch lexoffice. Bei den meisten Programmen sind die Grundfunktionen mehr oder weniger gleich. Sie alle bieten jedoch individuelle Features und verschiedene Zusatzleistungen an, die für verschiedene Branchen jeweils einen Mehrwert bieten und die digitale Buchhaltung nach den individuellen Bedürfnissen anpassen lässt.

Dennoch gibt es ein paar entscheidende Punkte, auf die man bei der Wahl der richtigen Software für digitale Buchhaltung achten sollte:

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben: sowohl die ordnungsgemäße Buchführung als auch die Umsetzung der Datenschutzrichtlinien müssen gewährleistet sein.
  • Kostenfaktor: während die Anschaffungs- und Einführungskosten meist sehr transparent sind, verstecken sich häufig weitere Kosten für zusätzliche Leistungen. Achte daher im Angebot darauf, welche Leistungen im Basispreis inbegriffen sind und wofür weitere Kosten fällig werden können.
  • Usability: um wirklich effiziente Prozesse gestalten zu können, sollte die Benutzerführung einfach und intuitiv gestaltet sein. Und falls es doch mal nicht klappen sollte, ist es wichtig, einen zuverlässigen Support zu haben, der jederzeit unkompliziert kontaktiert werden kann.
  • Schnittstellen: damit am Ende auch alles reibungslos klappt, solltest du bei deinem Steuerberater im Vorfeld abfragen, welche Schnittstellen und technischen Voraussetzungen er benötigt, um problemlos auf deine digitale Software zugreifen zu können.

Fazit

Die Einführung der digitalen Buchhaltung bietet Unternehmen überwiegend Vorteile, da sie damit Kosten sparen, Prozesse effizienter und transparenter gestalten und personelle Ressourcen sinnvoller einsetzen können. Entscheidend ist jedoch die Wahl der richtigen Software sowie die Schulung der eigenen Mitarbeiter.

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Olga Wiesner

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