Miete, Gehälter, Material, Energie, Fahrzeuge, IT: Wer Kosten senken will, schaut meist zuerst in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA).
Doch einige der teuersten Kosten stehen dort nicht als eigene Position.
Sie verstecken sich im Arbeitsalltag: in Nacharbeiten, unzähligen Abstimmungen, fehlenden Informationen, komplizierten Prozessen oder Sonderlösungen, die längst niemand mehr hinterfragt.
Die Rechnung dafür kommt nicht per Post. Bezahlt wird trotzdem – häufig mit Arbeitszeit.
Sieben Prozent für Bürokratie
Wie teuer Zeit werden kann, zeigt eine Untersuchung von KfW Research. Demnach verbringen Beschäftigte im deutschen Mittelstand durchschnittlich rund sieben Prozent ihrer Arbeitszeit mit bürokratischen Prozessen. Hochgerechnet sind das etwa 1,5 Milliarden Arbeitsstunden beziehungsweise 61 Milliarden Euro Arbeitskosten pro Jahr. Wer soll das bezahlen?
Auch die Deutsche Bundesbank kommt in ihrem Monatsbericht vom Juli 2026 zu dem Ergebnis, dass die Bürokratiebelastung für Unternehmen gestiegen ist und produktive Arbeitszeit verdrängen kann.
Gesetzliche Vorgaben sind jedoch nur ein Teil des Problems. Viele Zeitfresser sind hausgemacht.
Aus fünf Minuten werden fünf Stunden
Ein fehlendes Briefing. Eine doppelt erledigte Aufgabe. Eine Rückfrage, weil Zuständigkeiten unklar sind. Eine Sonderlösung für einen Kunden, die seit Jahren mitgeschleppt wird.
Und natürlich die Klassiker:
- „Kannst du da schnell noch mal drüber schauen?“
- „Lass uns das kurz abstimmen.“
- „Das machen wir dem Kunden noch eben mit.“
- „Zur Sicherheit nehmen wir noch jemanden ins Meeting.“
- „Ich finde die Information gerade nicht.“
Einzeln kostet das vielleicht fünf oder zehn Minuten. Passiert es jeden Tag an vielen Stellen, entsteht daraus ein erheblicher Kostenblock.
Besonders bei Dienstleistungen wird das schnell teuer: Zusätzliche Abstimmungen, Korrekturen und Nacharbeiten landen häufig nicht auf der Kundenrechnung. Auf der Gehaltsabrechnung stehen die Stunden trotzdem.
Alle arbeiten. Aber woran eigentlich?
Arbeitszeit lässt sich heute immer genauer erfassen. Projekte werden dokumentiert, Aufgaben verteilt, Zeiten Kunden und Kostenstellen zugeordnet.
Das schafft Transparenz – sagt aber noch nichts darüber aus, ob die eingesetzte Zeit sinnvoll war. Drei Mitarbeiter können zwei Stunden über eine Entscheidung diskutieren. Sechs Arbeitsstunden sind sauber dokumentiert.
Die entscheidende Frage: Hat diese Entscheidung wirklich sechs Stunden gebraucht?
Genau hier liegt der Unterschied zwischen Arbeitszeit und Wertschöpfung. Nicht jede Stunde muss direkt Umsatz erzeugen. Unternehmen brauchen Zeit für Weiterbildung, Austausch, Führung, Einarbeitung und neue Ideen. Aber sie sollten wissen, ob Zeit bewusst investiert wird – oder durch schlechte Strukturen verloren geht.
Komplexität kommt auf leisen Sohlen
Kein Unternehmen entscheidet morgens: Ab heute machen wir alles komplizierter. Komplexität wächst Stück für Stück. Ein Kunde bekommt einen Sonderprozess. Ein neues Tool wird eingeführt, die alte Excel-Liste bleibt trotzdem bestehen. Informationen liegen plötzlich an drei Orten. Für einen Arbeitsschritt braucht es zwei Personen mehr als früher.
Jede einzelne Entscheidung hatte vermutlich einmal einen guten Grund. Ein paar Jahre später lautet die Begründung: „Das haben wir schon immer so gemacht.“
Die Folgen:
- mehr Abstimmungen
- längere Entscheidungswege
- schwierigeres Onboarding
- mehr Fehlerquellen
- Wissen bei einzelnen Personen statt im Unternehmen
- steigender Aufwand für Vertretungen
- immer mehr Rückfragen bei Führungskräften
Das Unternehmen funktioniert noch. Aber es braucht immer mehr Energie, um dasselbe Ergebnis zu produzieren.
Auch Chefzeit hat einen Preis
Besonders unsichtbar wird Arbeitszeit, wenn sie der Geschäftsführung gehört.
Ein Projekt sieht in der Kalkulation profitabel aus. Dann beginnen die Rückfragen. Der Kunde möchte eine Individuallösung. Intern fehlt ein Entscheidungsträger. Die Geschäftsführung springt ein, telefoniert, klärt, vermittelt und kontrolliert. Eine Stunde hier, ein Telefonat dort, abends noch schnell 15 Mails.
In vielen inhabergeführten Unternehmen fließt diese Zeit selten in die Projektkosten mit rein. Wirtschaftlich hat sie trotzdem eine Bedeutung.
Deshalb lohnt sich bei Kunden und Projekten nicht nur die Frage: Wie viele Mitarbeiterstunden brauchen wir?
Sondern auch: Wie viel Aufmerksamkeit braucht dieser Auftrag von Menschen, die eigentlich andere Aufgaben haben?
Weiterbildung kostet, schlechte Einarbeitung noch mehr
Auch Onboarding und Weiterbildung gehören zur Rechnung. Ein neuer Mitarbeiter kostet nicht erst dann Geld, wenn sein Gehalt überwiesen wird. Kollegen erklären Abläufe, beantworten Fragen, kontrollieren Ergebnisse und geben Wissen weiter. Das ist keine verlorene Zeit, sondern eine Investition.
Teuer wird es, wenn dieselben Dinge immer wieder neu erklärt werden müssen, Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt oder es keinen klaren Einarbeitungsprozess gibt.
Ähnliches gilt für Weiterbildung: Entscheidend ist nicht nur die Seminargebühr, sondern auch die investierte Arbeitszeit. Das spricht nicht gegen Schulungen – sondern für einen bewussten Umgang damit.
Nicht schneller, sondern weniger
Wenn Kosten steigen, lautet eine typische Forderung: Wir müssen produktiver werden.
Das klingt schnell nach höherem Tempo. Dabei liegt der größere Hebel oft woanders: Arbeit gar nicht erst entstehen zu lassen.
Ein unnötiger Prozess muss nicht beschleunigt werden. Ein überflüssiges Meeting muss nicht effizienter werden. Eine sinnlose Freigabeschleife muss nicht digitalisiert werden.
Wer Produktivität verbessern will, sollte regelmäßig ein paar einfache Fragen stellen:
- Wo arbeiten wir immer wieder nach?
- Welche Entscheidungen dauern unnötig lange?
- Welche Meetings würden wir heute nicht mehr neu einführen?
- Wo suchen Mitarbeiter regelmäßig nach Informationen?
- Welche Sonderprozesse haben sich verselbstständigt?
- Welche Aufgaben landen unnötig bei der Geschäftsführung?
- Was dokumentieren wir, ohne die Daten später wirklich zu nutzen?
Die Antworten darauf stehen in keiner BWA. Wirtschaftlich relevant sind sie trotzdem. Wichtig ist im nächsten Schritt, aus den Antworten sinnvolle Lösungen abzuleiten. Das Hinterfragen und selbst konstruktive Kritik alleine helfen nicht immer automatisch weiter.
Fazit: Die teuerste Arbeit ist manchmal die, die niemand braucht
Nicht abrechenbare Stunden sind nicht immer verschwendete Zeit. Gute Unternehmen investieren Zeit in Menschen, Qualität, Wissen und Entwicklung. Doch Investitionen müssen sorgfältig getroffen werden, um die geplanten Ziele zu erreichen.
Wenn alle beschäftigt sind, alle Stunden erfasst wurden und trotzdem erstaunlich wenig fertig geworden ist, fehlt es möglicherweise nicht an Tempo oder Einsatz. Vielleicht entsteht schlicht zu viel Arbeit, die keinen Wert schafft.
Produktivität bedeutet nicht immer, mehr in weniger Zeit zu schaffen.
Manchmal heißt es einfach, unnötige Arbeit zu reduzieren.
