Die E-Rechnung kommt – und Unternehmen haben nicht mehr viel Zeit, sich darauf vorzubereiten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle steuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Übergangsfristen bieten zwar ein wenig Luft, doch spätestens 2028 gilt die Verpflichtung für alle. Wer jetzt zögert, riskiert unnötigen Aufwand und Kosten.

Die EU-Kommission befasst sich seit nunmehr zehn Jahren mit der E-Rechnung. Für Auftragnehmer des Bundes ist die E-Rechnung schon seit 27. November 2020 für alle Rechnungen über 1.000 € netto verpflichtend. Doch jetzt wird es ernst für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland. Es gibt zwar Übergangsfristen, aber teilweise mit Einschränkungen. Sicher ist, dass ab 1. Januar 2025 alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und sicher zu archivieren.

Kurze Übergangsfristen mit Einschränkungen

• Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen im B2B bei inländischen Umsätzen verpflichtend.
• Vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027 dürfen im B2B-Bereich Papierrechnungen und Rechnungen in elektronischen Formaten wie PDF nur noch mit Einwilligung des Empfängers verschickt werden.
• 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € bereits verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
• Ab 1. Januar 2028 müssen im B2B-Bereich alle Unternehmen, auch kleine Unternehmen und Freiberufler, E-Rechnungen empfangen, archivieren und versenden können.

Vorteile der E-Rechnung: Zeit, Kosten und Fehler sparen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich – und Studien belegen dies eindrucksvoll. Unternehmen, die auf digitale Rechnungsprozesse setzen, sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern verringern auch die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung.

Eine Bitkom-Studie von 2023 zeigt, dass besonders bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die Nutzung von E-Rechnungen bereits weit verbreitet ist. Der Anteil liegt bei 96 Prozent. Selbst bei kleineren Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern hat die Nutzung von E-Rechnungen die 50-Prozent-Marke überschritten.

Die Studie zeigt einen klaren Trend zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen. Kein Wunder, denn E-Rechnungen reduzieren den Zeitaufwand, die Fehleranfälligkeit und Kosten. Sie sind sicherer und ressourcenschonender als Papierrechnungen.

Eine Studie des Bundesministeriums des Innern (BMI) und der Goethe-Universität Frankfurt/Main hat die Zeitvorteile bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen untersucht. Eindeutiger Gewinner war die E-Rechnung (Datensatz XML plus PDF) mit 2,20 Minuten. Für die Verarbeitung der Papierrechnung sind 26,84 Minuten fällig und bei der PDF-Rechnung immerhin noch 10,09 Minuten. (Quelle: innovative Verwaltung)

Was ist eine E-Rechnung?

Gleich vorweg: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Viele Unternehmen setzen heute noch PDF-Rechnungen ein und glauben, damit bereits digitale Anforderungen zu erfüllen. Doch das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Die Definition der E-Rechnung basiert auf der europäischen Richtlinie 2014/55/EU. Sie beschreibt die E-Rechnung als:

„Eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Im Klartext bedeutet das:

• Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Dokument und besteht aus einem maschinellen Code
• Ein PDF-Dokument ist kein strukturiertes Format und daher nicht EN 16931-konform.
• Ein XML-Datensatz oder eine XRechnung hingegen sind strukturiert und erfüllen die Anforderungen der EU.
• Hybride Formate wie ZUGFeRD 2.2 (XML + PDF) sind ebenfalls EN 16931-konform und daher zulässig.

Für Unternehmen heißt das: Jetzt ist die Zeit, interne Prozesse umzustellen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

E-Rechnungen empfangen, archivieren und versenden: Die richtige Software ist der Schlüssel

Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich zwar noch keine E-Rechnungen verschicken, aber empfangen können. Also sollten Sie sich schnellstens um die notwendige Software kümmern. Ab 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im B2B für alle Unternehmen verpflichtend. Alle Unternehmen müssen dann E-Rechnungen empfangen, archivieren und versenden können.

Deshalb lohnt es sich nicht, an der Software zu sparen. Unternehmer und Führungskräfte sollten hier langfristig denken und planen. Bevor Sie jetzt hektisch eine günstige Lösung wählen, die sich drei Jahre später als unzulänglich erweist, ist es besser, eine Gesamtlösung zu implementieren. Das reduziert den Stress für die Mitarbeitenden erheblich.

Mittlerweile halten die Anbieter von Buchhaltungssoftwares wie Datev, Lexoffice, WISO und viele andere Unternehmen in ihre Produkte integrierte Lösungen für die E-Rechnung bereit. Andere Anbieter setzen auf Insellösungen. Jedes Unternehmen muss selbst entscheiden, welches das passende Produkt ist. Eine sorgfältige Vorabrecherche ist jedoch unumgänglich. Sollten Sie sich noch nicht informiert haben, zögern Sie nicht länger. Ihnen läuft die Zeit davon.

Darauf sollten Sie bei der Softwareauswahl achten:

• Ziehen Sie die Anforderungen aller Stakeholder in Betracht (Lieferanten, Kunden, Steuerberater, Finanzamt etc.).
• Setzen Sie nicht nur auf die Konvertierung von E-Rechnungen in lesbare Rechnungen.
• Vergessen Sie die Archivierung nicht. Sie sollte GOBD-konform sein.
• Wie sieht es mit den Schnittstellen zu anderen Systemen, zum Beispiel ERP, aus?
• Gibt es einen zuverlässigen, erreichbaren Support?
• Ist die Übertragung der Rechnungen sicher und lässt sich der Erhalt bestätigen?
• Werden Schulungen für die Mitarbeitenden angeboten?
• Bietet die Software ein Monitoring, sodass sie optimiert und an weitere Bedürfnisse angepasst werden kann?

Tipp: Die Einführung der E-Rechnung ist ein Projekt, das eine frühzeitige und umfassende Planung erfordert. Geben Sie sich nicht mit dem Erhalt und der Konvertierung von E-Rechnungen zufrieden, sondern denken Sie langfristig. In spätestens zwei Jahren müssen Sie E-Rechnungen auch schreiben und versenden.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Unternehmen, die vorbereitet sind, profitieren von mehr Effizienz, weniger Kosten und einem klaren Wettbewerbsvorteil.

Fangen Sie jetzt an – denn 2025 ist zum Greifen nah.